总第81期2002年6月3日
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会计电算化与内部控制 文/戴巍
    锦程国际货运公司1997年实行会计电算化,到目前一直运行良好,为锦程通过电子商务、加盟连锁和集中采购等商业手段进行全球网络扩张做出了自己的贡献。为今后电算化工作的进一步完善,做到通过电子手段为企业当好家,理好财,本文将着重介绍建立完善的会计电算化内部控制制度应注意的几个问题。
    一、提高会计人员素质。会计软件中有许多自定义功能,如转账公式、数据来源公式、费用分配公式、计提累计折旧公式等,这些都要求会计人员按需要自定义完成。另外,会计人员在摆脱了繁琐的重复工作后,有更多的时间参与企业的经营管理和决策,需要提高对会计信息进行综合分析和利用的能力。但现在企业中,会计人员大多担任的是记账而非财务管理的角色,不具备或很少具备财务分析和财务管理的能力。因此,企业应利用必要的时间组织财务技能培训,提高会计人员素质,以适应发展的需要。
    二、提高会计人员的数据保护意识。每次上机完毕后,应及时备份,对磁性介质存放的数据要保存双备份。应制订一旦系统发生意外事故时会计数据的维护制度,以解决因发生意外事故而使数据混乱和数据丢失的问题。建议购置UPS(不间断电源),在意外断电情况下,尽快保存未完成的工作,退出财务软件,以防数据被破坏或丢失。
    三、明确权责分工。会计电算化管理的关键是责权分明,建立各类人员的岗位责任制。切实做到事事有人管,人人有专责,办事有标准,工作有考核。各操作人员应设置操作密码并保密,不得随意泄露,并定期更改密码。另外,操作人员离开计算机前,应执行相应命令退出会计软件,保证数据的安全完整。应单设系统管理员一岗,负责对软硬件进行维护,保证数据的安全保密。
    四、建立会计档案管理制度。电算化会计档案,是指存储在计算机中的会计数据和打印出来的书面会计数据。电算化会计档案具有磁性化、不可见及易修改的特点,因此,电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作,必须有专人负责管理,做好通风、防磁、防火、防潮工作,重要档案应备份两份,存放在两个不同的地点。
    五、建立健全必要的防止计算机病毒的措施。购置正版的杀毒软件,定期监测并清除计算机病毒;不得使用来历不明的软盘、光盘和进行各种非法拷贝工作,以防止计算机病毒的传入;不得在会计专用计算机上打游戏,上网下载软件或进行其它无关操作等。
    六、改善提高会计软件功能。我国现行的财务软件都是以事后核算为主,管理功能不强。只重视核算,不重视预测。因此,在软件行业竞争日渐激烈的情况下,特别是我国进入WTO后,外国软件将大批进入我国境内,我国的会计软件开发商只有扬长避短,增强软件管理功能,特别要在预测、决策、分析、财务管理与业务管理密切结合等方面取得进展,才能提高竞争力,迎接新的挑战。
    七、建立奖罚制度。会计电算化内部控制制度建立后,如何贯彻执行是至关重要的,应定期对其落实情况进行检查,并建立相应的奖罚措施。
    公司财务制度的建立和完善往往需要很长时间,需要反复的与实际工作相磨合,相信随着集团的发展壮大,财务人员素质的不断提高,财务制度及内部控制制度将有一个新的、更大的提高。



加入时间:2002/6/5 9:08:00 阅读次数:1236